Was ist ein Hilfeplangespräch?

Leitfaden zum Verständnis für Erziehungsstellen- und Pflegefamilien

Das Hilfeplangespräch dient zunächst einmal vor allem dem Ziel, den Bedarf erzieherischer Hilfe für ein Kind oder einen jungen Menschen festzustellen und die dafür notwendigen und geeigneten Hilfen zu bestimmen. Die Planung und Überprüfung der Hilfen unter Einbindung aller Beteiligten in den Hilfeprozess stehen dabei im Mittelpunkt.

Was ist der gesetzliche Hintergrund für ein Hilfeplangespräch? – Die Theorie:

Die rechtliche Grundlage für das Hilfeplanverfahren ist im Achten Sozialgesetzbuch (SGB VIII), insbesondere im § 36 SGB VIII festgehalten.

Die Hilfeplanung ist einzelfallbezogen und bildet die formelle Voraussetzung der Hilfegewährung.

§ 36 betont in Absatz 2 eigens, dass im Hilfeplangespräch die Beratung und die Aufklärung für das Kind, bzw. für den jungen Menschen und für den Personensorgeberechtigten in verständlicher, nachvollziehbarer und wahrnehmbarer Form erfolgen muss.

Was ist ein Hilfeplan?

Im Zuge des Hilfeplanverfahrens wird der Hilfeplan erstellt. Ein Hilfeplan ist die schriftliche Zusammenfassung der notwendigen Leistungen und der zu gewährenden Art von Hilfe sowie die Feststellung über den erzieherischen Bedarf insgesamt.

Er umfasst eine individuelle, konkrete und inhaltlich festgelegte Zeit- und Zielplanung und benennt persönlich oder institutionell die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Beteiligten zur Erbringung der vereinbarten Leistungen oder Verhaltensweisen.

Es wird dabei reflektiert, was in der Vergangenheit bereits erreicht werden konnte und welche Ziele für die Zukunft anstehen. Es werden alle Vereinbarungen und Entwicklungen festgehalten, die die Hilfe für das Kind oder den jungen Menschen betreffen.

Der Hilfeplan beschreibt auch die Bedingungen und Schwierigkeiten, unter denen eine Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegefamilie oder Pflegefamilie ihren Auftrag erfüllt.

Er formuliert ebenso die Aufgaben der Herkunftsfamilie, z.B. hinsichtlich Absprachen und Kooperation, oder hinsichtlich der Verbindlichkeit von Besuchskontakten.

Der Hilfeplan soll regelmäßig in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten überprüft und fortgeschrieben werden – im Rahmen weiterer Hilfeplangespräche, in der Regel alle sechs Monate.

Was braucht man an Vorbereitungen für ein Hilfeplangespräch? – Die Praxis:

Es ist im Vorhinein zu klären, wer zum Hilfeplangespräch eingeladen wird. In der Regel sind das folgende Teilnehmer:innen:

• Kind oder junger Mensch, soweit es seinem Entwicklungsstand entspricht
• Personensorgeberechtigte – das können die Kindeseltern sein, oder eine vom Jugendamt beauftragte Person, die die Vormundschaft oder Ergänzungspflegschaft für Teile des Sorgerechtes innehat oder im Einzelfall Erziehungsstelleneltern oder Pflegeeltern selbst
• Erziehungsstelleneltern, Bereitschaftspflegeeltern oder Pflegeeltern
• Kindeseltern oder andere leibliche Familienangehörige, die an der Hilfeplanung beteiligt werden sollten
• Fallführende Sozialarbeiter:in des Jugendamtes
• Fachkräfte, wie Therapeut:innen, Lehrer:innen, Inklusionsfachkräfte etc.
• Fachberatung von Context e.V.

Zur Vorbereitung des Hilfeplangespräches wird ein Bericht erstellt, der den zurückliegenden Zeitraum seit dem letzten Hilfeplangespräch umfasst.

Bei Context e.V. wird dieser Bericht von der zuständigen Fachberatung geschrieben. Einerseits geschieht dies anhand der im Berichtszeitraum von ihr dokumentierten Ereignisse und Erfahrungen des Kindes/des jungen Menschen, andererseits in Zusammenarbeit mit den Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeeltern, die hier die Gelegenheit haben, auf besondere Schwierigkeiten hinzuweisen – oder besondere Fortschritte und Erfolge des Kindes, bzw. des jungen Menschen hervorzuheben.

Die Fachberatung wird zudem den „So geht es mir Bogen“ gemeinsam mit dem Kind /dem jungen Menschen ausfüllen, um dessen Partizipation (Beteiligung) am Hilfeplanverfahren zu stärken. Dort sind Fragen formuliert nach Wohlbefinden, schönen und weniger schönen Erlebnissen im Berichtszeitraum, nach derzeitigen Vorlieben und Hobbies und nach Wünschen und Anliegen für das Hilfeplangespräch. Die Beantwortung erfolgt kindgerecht mit einem „Smiley Modell“.

Im Sinne der Partizipation wird das Kind oder der junge Mensch gemäß seines Entwicklungsstandes im Laufe der Zeit immer stärker in die Vorbereitung und schließlich in die Durchführung des Hilfeplanverfahrens einbezogen. Dies geschieht prozesshaft und berücksichtigt die möglicherweise traumatischen Vorerfahrungen in der Lebensgeschichte des Kindes/des jungen Menschen.

Der traumasensible Umgang mit dem Kind/dem jungen Menschen steht hier im Vordergrund und kann im Einzelfall zur Entscheidung der beteiligten Fachkräfte führen, das Hilfeplangespräch ohne Anwesenheit des Kindes/des jungen Menschen durchzuführen. Im Einzelfall wird die Beteiligung über Kontakte außerhalb des eigentlichen Gespräches oder im Lebensumfeld des Kindes/jungen Menschen sichergestellt.

Den fertiggestellten Entwurf des Berichtes wird die Fachberatung dann mit den Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeeltern besprechen, bevor er vervielfältigt und den Beteiligten zur Verfügung gestellt wird.

Darüber hinaus müssen vorab neben Zeit und Ort auch praktische Erfordernisse, wie Kinderbetreuung und eventuell Fahrmöglichkeiten geklärt werden.

Bei Context e.V. holt die Fachberatung idealerweise die Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeeltern zu Hause ab und nimmt sie im Dienstwagen mit zum vereinbarten Ort, dann können während der Fahrten Fragen und Besorgnisse besprochen werden.

Wie läuft ein Hilfeplangespräch ab?

Es hat sich bewährt, das Hilfeplangespräch im Jugendamt, beim Träger oder im Wechsel stattfinden zu lassen. In der Regel ist dort ein Raum reserviert, um für eine ungestörte Gesprächsatmosphäre zu sorgen. In Ausnahmefällen kann das Hilfeplangespräch auch im Haushalt der Erziehungsstellenfamilie/Pflegefamilie selbst stattfinden.

Das Hilfeplangespräch folgt einem strukturierten Ablauf um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden:

Begrüßung und Vorstellung

Alle Teilnehmenden werden begrüßt und der geplante Ablauf wird erklärt. Falls neue Beteiligte anwesend sind, stellen sie sich kurz vor. Möglicherweise wird geklärt, welche Beteiligte nur zu einzelnen Fragestellungen anwesend sein werden, beispielsweise die Inklusionsfachkraft zum Thema Kita/Schule.

Rückblick auf den bisherigen Verlauf der Hilfe

Es wird berichtet, welche Maßnahmen bislang getroffen wurden, welche Fortschritte das Kind/der junge Mensch erzielen konnte, welche Herausforderungen es dabei gegeben hatte. Hier stehen vor allem das Kind/der junge Mensch und die Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeeltern oder die Pflegeeltern mit ihren Erfahrungen im Mittelpunkt.

Einschätzung der aktuellen Situation

Die derzeitige Lebenssituation des Kindes/des jungen Menschen wird reflektiert, dabei sind folgende Fragen besonders bedeutsam:

• Wie geht es dem Kind/dem jungen Menschen emotional und körperlich?
• Wie verläuft das Einleben in die Erziehungsstellenfamilie oder Pflegefamilie?
• Welche schulischen und/oder sozialen Herausforderungen gibt es?
• Welche Bedürfnisse hat das Kind/der junge Mensch aktuell?
• Wie verlaufen die Besuchskontakte?

Auch hier ist besonders das Kind/der junge Mensch selbst gefragt, beziehungsweise die Erfahrungen und Beobachtungen der Erziehungsstelleneltern bzw. Bereitschaftspflegeeltern oder der Pflegeeltern und der Fachkräfte im Helfersystem.

Formulierung von Zielen und Maßnahmen

Auf der Grundlage der berichteten Entwicklung des Kindes/des jungen Menschen und der daraus abgeleiteten Einschätzungen werden neue Ziele festgelegt und Maßnahmen definiert, wie beispielsweise zur erforderlichen Unterstützung bei anstehenden Entwicklungsschritten, hinsichtlich therapeutischer Maßnahmen oder zur Bewilligung einer Inklusionsfachkraft. Der weitere Beziehungsaufbau zu den Erziehungsstelleneltern/Pflegeeltern wird thematisiert, Veränderungen im Alltag besprochen oder die Kontaktgestaltung zur Herkunftsfamilie geplant. Zum Schluss wird noch der Termin für das nächste Hilfeplangespräch festgelegt.

Vereinbarungen und Dokumentation

Die Ergebnisse des Gesprächs werden im Nachgang durch die fallführende Sozialarbeiter:in des Jugendamtes im Hilfeplanprotokoll schriftlich festgehalten. Dieses wird an alle Beteiligten gesandt, von diesen unterschrieben und gilt als verbindliche Grundlage für die Fortführung der Hilfe.

Welche Herausforderungen gibt es beim Hilfeplangespräch?

Im Hilfeplangespräch treffen Menschen in verschiedenen Rollen mit möglicherweise unterschiedlichen Erwartungen, Werten, Traditionen und Interessen aufeinander, die nicht immer miteinander vereinbar sind. Neben dem respektvollen Umgang mit Unterschiedlichkeit gilt es hier, stets den Fokus auf das Kindeswohl und auf die weitere gesunde Entwicklung des Kindes/des jungen Menschen gerichtet zu halten.

Daneben kann das Hilfeplangespräch für Kinder/ junge Menschen belastend sein, da sie sich bei schwierigen Themen häufig in Loyalitätskonflikten mit den anwesenden Herkunftseltern einerseits und Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeltern oder Pflegeeltern andererseits erleben und sie derer wohlwollenden und verständnisvollen Zuwendung in dieser anspruchsvollen Situation besonders bedürfen.

Die Rolle von Context e.V. bei Hilfeplangesprächen

Dank der regelmäßigen Begleitung der Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegefamilien durch die wöchentliche und bedarfsorientierte Fachberatung entsteht eine vertraute Beziehung zwischen den Erziehungsstellen-bzw. Bereitschaftspflegeeltern und der Fachberaterin/dem Fachberater.

Dies trägt einerseits dazu bei, dass die Fachberater:innen in der Lage sind, einen fachlich fundierten Bericht, der der aktuellen Situation des Kindes/des jungen Menschen wirklich gerecht wird, zur Vorbereitung auf das Hilfeplangespräch in Zusammenarbeit mit den Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeeltern zu verfassen.

Andererseits bildet diese gewachsene vertrauensvolle Beziehung zwischen den Erziehungsstellen- bzw. Bereitschaftspflegeeltern, zwischen dem Kind /dem jungen Menschen und der Fachberatung auch die Grundlage dafür, sich im Hilfeplangespräch nicht nur fachlich gut vertreten, sondern auch emotional gestützt und sicherer zu fühlen.

Dank der zahlreichen intensiv- bzw. freizeitpädagogischen Angebote im Laufe des Jahres, in denen sich den Fachberater:innen die Gelegenheit bietet, „ihre“ Erziehungsstellenkinder, bzw. Bereitschaftspflegekinder auch außerhalb der Familien in einer Gruppe und einzeln zu erleben, lernen sie die Kinder/die jungen Menschen noch facettenreicher mit ihren Stärken und Schwierigkeiten kennen und können diese Erfahrungen in das Gesamtbild einbringen.

Die intensive Zusammenarbeit und der regelmäßige Austausch der Fachberater:innen mit den Erziehungsstelleneltern, bzw. Bereitschaftspflegeeltern einerseits und ihre möglichst kooperativ gestaltete Zusammenarbeit mit den Herkunftseltern auf der anderen Seite schaffen die Voraussetzung dafür, dass selbst  in der für alle Beteiligten herausfordernden Situation des Hilfeplangesprächs die Fachkräfte von Context e.V. vermittelnd und moderierend zu geeigneten Lösungen beitragen – stets orientiert am Wohl des Kindes/des jungen Menschen.